A time management alapja: tudatos tervezés
A mai rohanó világban, az információ áradat közepette, kifejezetten fontos, hogy rendszert alkossunk a mindennapjainkban. Természetesen ez mindenkinek mást jelent. Valaki szeret spontán és gyorsan dönteni egy-egy szituációban, valaki pedig eltervezi az egész napját percről percre. Minimális szervezettség ugyanakkor mindenki számára jól jöhet.
Kevesebb stressz, pihentetőbb alvás és higgadt hétköznapok. Jól hangzik, ugye?
Első lépésként szerezzünk be egy füzetet vagy nyissuk meg a telefonunk naptár alkalmazását. Olyan eszközt válasszunk, amit mindig magunkkal tudunk vinni, egy pillanat alatt rá tudunk nézni és ellenőrizni tudjuk magunkat. Legyünk tisztában a prioritásainkkal. Tudjuk, hogy mi mennyire fontos az életünkben. A karrier és a magánélet egyensúlyát meghatározni nem könnyű feladat, ha viszont sikerül, az nagyban megkönnyíti időbeosztásunkat. Írjunk fel minden fontos dátumot, ami eszünkbe jut, idővel ezt kiegészíthetjük még. Majd jöhetnek a napi teendők, melléjük az időpontokat, határidőket is tüntessük fel. Ha ezzel készen vagyunk, láthatjuk hol vannak üres járatok a napunkban, így egy baráti találkozó vagy egy kis kikapcsolódás is beleférhet. Az időmenedzsment lényege nem csupán az, hogy minél több teendőt sűrítsünk sikeresen a napunkba, hanem hogy hosszú távra tudjuk beosztani feladatainkat és kapkodás nélkül érjük el céljainkat. Ha jó az időbeosztásunk, az már fél siker, hiszen kevesebb stresszel és higgadt hétköznapokkal életünk sokkal kiegyensúlyozottabbá válik.
Fontos vagy sürgős?
A hatékonyabb munkavégzés érdekében, tanuljunk meg szelektálni és sorrendet meghatározni elvégzendő feladatainkkal kapcsolatban. Ebben segítségünkre lehet az Eisenhower mátrix.
Ha követjük az utasításokat, sokkal könnyebben tervezhetjük meg teendőink listáját. Semmi sem marad ki, hiszen minden feladat beleillik valamelyik kategóriába. Íme néhány példa a táblázat elemeire:
- Fontos és sürgős: határidővel rendelkező feladatok elvégzése, égető problémák megoldása
- Nem fontos, de sürgős: házimunkák rendszeres elvégzése
- Fontos, de nem sürgős: kedvtelésből űzött tevékenységek, hobbik
- Nem fontos, nem sürgős: pótcselekvések, üresjáratok
Ha feladatainkat ezen pontok szerint rangsoroljuk, sokkal könnyebben kiigazodhatunk a teendők útvesztőjében. Amikor benne vagyunk egy munkafolyamatban, csak azzal foglalkozzunk, ne legyenek körülöttünk zavaró tényezők. Összpontosítsunk, így sokkal gyorsabban végezhetünk és jöhet a következő feladat. Ha azt érezzük, hogy nem tudunk koncentrálni, folyton elkalandozik a figyelmünk, pihenjünk kicsit, foglalkozzunk mással, majd térjünk vissza az eredeti feladathoz. Személyfüggő, kinek mennyi pihenésre van szüksége, de a szünet pozitív hatásai mellett nem mehetünk el szó nélkül. Sokkal produktívabbak tudunk lenni 100%-os odafigyeléssel és kis szünetekkel.
Ügyeljünk a napirendre, végezzünk el minél több feladatot precízen. Ez ha először megterhelő is, egy idő után szokássá válik és ez lesz a természetes, produktív munkavégzésünk. Ha ez sikerül karrierünk építése sokkal egyszerűbb folyamat lesz, mint azt valaha gondoltuk.
