Rohanni az idő után? – Hatékony időmenedzsment a hétköznapokban?

Reggeltől estig talpon vagy, zsúfoltak a napjaid, mégsem érsz az elintéznivalók végére? Folyamatosan sietsz, hogy utolérd magad, de hiába, mert befejezetlen feladatok sorakoznak előtted? Elfelejtett számlák, találkozók, megvalósulatlan, strukturálatlan tervek, örökös fáradtság. Ismerősen hangzik? Ha a válasz igen, tarts velünk! Cikkünkben azzal foglalkozunk, hogyan tudunk a mindennapokban sikeresen lavírozni a teendőink között.

Borítókép: Pixabay

Ha kifog rajtad a tanulás

Egy korábbi cikkünkben már kitértünk az Eisenhower-mátrix fogalmára, miszerint 4 szempont alapján hatékonyan tudjuk csoportosítani és rangsorolni kötelezettségeinket. Most a Pomodoro-módszert járjuk körbe, amely kifejezetten nagy segítséget nyújthat, ha nehezünkre esik a leckére vagy beadandókra koncentrálni.  

A technika lényege, hogy 25 perces etapokban gondolkozunk. 25 perc épp elég arra, hogy elmélyedjünk az adott témában, ugyanakkor nem égünk ki a folyamat során. Kulcsfontosságú szempont, hogy ez idő alatt csak a feladatra fókuszáljunk, és ne hagyjuk, hogy bármi elterelje a figyelmünket. A 25 perc elteltével következhet 5 perc szünet, ami alkalmas a felfrissülésre, az emailek csekkolására, vagy egy kis Facebook-görgetésre.  

Annak elkerülésére, hogy biztosan ne a telefonodra pillantgass tanulás helyett, szeretnénk egy applikációt ajánlani, ami helyetted figyeli a hátralévő időt. A Forest – Focus for Productivity ingyenesen telepíthető a mobilodra, be tudod állítani az időkereted, és amíg te szorgosan tanulsz, virtuálisan nevelhetsz egy általad választott fát. Minél tovább jutsz a leckekönyvben, annál jobban gyarapodik a kis növénykéd, a “tudás fája” is.

Kép: forestapp.cc

Fixálj időpontokat!

Sok olyan elfoglaltság akad az életünkben, amihez nincs feltétlenül kedvünk vagy affinitásunk, azonban teljesítésük igencsak szükséges és célszerű. Ilyen lehet a számlák befizetése, csekkek feladása, banki ügyintézés, takarítás…  

Mivel rendszeresen visszatérő jelenségek, érdemes konkrét napokat vagy dátumokat, kitűzni, amikor abszolváljuk mindezeket. Például “a szombat délelőttöket a lakás kitakarítására szánom, vagy “minden hónap 15-én intézem a számlákat, esetleg “mindig szeptember első hetében esem túl az egészségügyi szűrővizsgálatokon

Mivel ezek a teendők újra és újra felbukkannak, egyfajta rutinná válnak, felesleges minden alkalommal elgondolkozni azon, hogy mikor bonyolítsuk le őket. Ha rendszert teremtünk ebben, rengeteg plusz energiánk és időnk szabadulhat fel. 

Felejtsd el a halogatást!

Sokunknál gyakran használatos a “majd megcsinálom” vagy a “valamikor a héten” kifejezés. Itt az ideje kiiktatni ezeket a szótárunkból! A határidők nem az ellenségeink, sőt igazán jóleső érzés, ha egy-egy feladat mellé berajzolhatjuk a zöld pipát a tervezőben. 

Többször felmerül, hogy azért toljuk magunk előtt a megoldásra váró problémát, mert nem tudjuk, hogyan lássunk neki. Túl nagy falatnak találjuk, és várjuk, hogy magától megoldódjon, pedig, ha időt szánunk a tervezésre, részfeladatokat szabunk ki, máris gördülékenyebben haladhat a procedúra. Emellett pedig fontos kitapasztalni, hogy mi válik be nekünk: először a nagy odafigyelést igénylő dolgokat elvégezni, vagy a kisebb tennivalókat gyorsan letudni. 

Ha valami régóta húzódik, fontos, hogy megtaláljuk a tényállás valódi miértjét. Előfordulhat, hogy abszolút nem most jött el a kedvező alkalom arra, hogy az adott célt megvalósítsuk, vagy nincsenek meg a megfelelő eszközök, kompetenciák a kivitelezéshez. Az elhalasztással nincs semmi gond, ellenben, ha az utolsó pillanatig halogatjuk a feladatot, az csak stresszes és feszült momentumokat szül majd eredményül. 

Hosszútávú tervezés – Mik azok a SMART célok?

Hosszútávú elképzeléseink nemcsak a karrierünk kapcsán, hanem a magánéletünkben egyaránt helyet kapnak. Legyen szó nyaralásról, lakásfelújításról, esküvőről vagy akár autóvásárlásról, megkönnyítheti az előkészületeket, ha a SMART módszert vesszük tervezésünk alapjául. Ez egy 5 pilléres rendszer, ami a következőkre épül:

Kép: Freepik

Az ideális cél egy tenerifei nyaralás példáján keresztül: 

  1. Specific / Konkrét, specifikus: 1 hetes nyaralás Tenerifén 
     
  1. Measurable / Mérhető: Mérföldkövek – büdzsé meghatározása, szállás lefoglalása, repülőjegy vásárlás, programok megtervezése 
     
  1. Attainable / Elérhető: Reális, hogy idén egy hétre Tenerifére utazzak, vagy egylőre tervezzek egy rövidebb belföldi nyaralást? 
     
  1. Realistic, Relevant / Releváns: Ha elutazom, ki tudok kapcsolódni, valóban lazíthatok? Megéri megszervezni? 
     
  1. Time-bound / Időhöz kötött: Mikor szeretnék elutazni, és mikorra kell minden részletet elintéznem? 

Az említett pontok figyelembevételével követhetőbbé és átláthatóbbá válhat a művelet. Kiküszöbölhető, hogy esszenciális lépéseket, körülményeket elfelejtsünk, a technika ráadásul bármilyen szervezést igénylő tevékenység kapcsán optimális segítőtársnak bizonyulhat. 

Priorizáld a saját terveid, érdekeid!

Hajlamosak vagyunk abba a csapdába esni, hogy saját magunk vágyait szorítjuk a háttérbe. Számtalanszor kerülünk azért a mókuskerék és túlhajszoltság fogságába, mert nem mondunk nemet a főnökünknek, a párunknak, a családunknak, a barátainknak, míg magunknak annál inkább.  

Nem kell mindent elvállalni csak azért, hogy elkerüljük a konfrontálódást, hogy ne bántsunk meg senkit, hogy ne kelljen kiállni magunkért. Merjünk szólni, ha egyedül nem birkózunk meg egy feladattal, vagy túl nagy teher nyomja a vállunkat. Ha elengedünk olyan teendőket, amik mást, és nem a mi érdekeinket szolgálják, jóval több időnk és lehetőségünk marad önmagukra, hobbijainkra, pihenésre és olyan tevékenységekre, amik valóban feltöltenek. 

Láthatjuk, hogy a hatékony időmenedzsmentnek tömérdek buktatója van. Ne feledjük, hogy nem attól jó és működőképes egy napirend, hogy minden percünk be van táblázva, sőt épp az ellenkezője! Kell, hogy kalkuláljunk üres járatokkal, hogy ha esetleg megcsúszunk, váratlan fordulat történik, akkor se dőljenek be a terveink.  

Kellő odafigyeléssel és gyakorlással kialakíthatunk olyan ütemtervet, ami félkész projektek helyett eredményekhez vezet, és aminek köszönhetően esténként nem kifacsartan esünk az ágyba, hanem sikeresen és elégedetten zárjuk a napot.